Heb je een eigen bedrijf, en ben je van plan daar ook auto’s voor te gaan gebruiken? Auto’s die van het bedrijf zijn, en ook op het werk achterblijven aan het einde van de dag, of auto’s die worden geleased door medewerkers, en waar zij wel of niet ook privé in rijden? Weet dan dat je ook de administratie op dit gebied goed zal moeten bijhouden. Een eis van de Belastingdienst, om te voorkomen dat privégebruik van een auto onder de gunstigere, zakelijke regelingen vallen. Wat komt er allemaal kijken bij een dergelijke administratie?
Eigenlijk moet je alles noteren
Als je wilt weten wat je allemaal precies moet noteren als het om het zakelijk gebruiken van een auto gaat, is het antwoord eigenlijk simpel: alles. Feitelijk moet van ieder ritje precies worden bijgehouden wat de vertrektijd was, hoe lang de rit was, wat het doel was en wie de bestuurder. Je moet precies aan de eisen van de Belastingdienst voldoen, om zo van iedere beweging van een voertuig te kunnen verantwoorden dat het daadwerkelijk om zakelijk verkeer ging.
Een aardige klus, zowel voor de bestuurder(s) als ook voor de medewerkers die al deze data weer moeten verwerken tot een overzichtelijk geheel, en erop moeten toezien dat de overzichten op de juiste manier bewaard worden. Bij een klein aantal auto’s nog best te overzien, maar bij een flink wagenpark kan de kilometerregistratie een aardige werkdruk opleveren.
Goed nieuws: het kan ook automatisch
Zakt de moed je bijna in de schoenen bij het lezen van bovenstaande, en overweeg je je bedrijf dan maar zonder auto’s te gaan runnen? Niet nodig. Want wist je dat je al deze data ook automatisch kunt verzamelen, en het zelfs volledig volgens de eisen van de Belastingdienst op kunt slaan zonder er zelf omkijken naar te hebben?
Wanneer een auto is voorzien van een systeem met GPS, wordt de rittenregistratie opeens een stuk gemakkelijker. Op deze manier kan automatisch worden vastgelegd wanneer er met de auto wordt gereden, en wat de afgelegde afstand is. Een hele stap vooruit, met een stuk minder kans op vergissingen, verkeerd genoteerde data of zelfs ritjes die worden vergeten.
Vervolgens kan alle data die het systeem verzamelt ook nog eens worden omgezet in een administratie die precies voldoet aan de eisen van de Belastingdienst, en gemakkelijk kan worden opgeslagen. Zonder dat de bestuurder of kantoormedewerkers er omkijken naar hebben. Om deze reden kiezen steeds meer bedrijven ervoor om op deze manier te werk te gaan: de investering die het systeem met zich meebrengt wordt tenslotte snel weer terugverdiend doordat de hoeveelheid werk die het bijhouden van de administratie kost flink afneemt.
Feedback: info@mnlk.nl
Lees ook: Maak kennis met deze auto’s van het merk Suzuki
